Onboarding Plattform - Eigenständige Onboarding-Lösung

Die Onboarding Plattform ist eine vollständige, eigenständige Lösung für einen effizienten und strukturierten digitalen Einstieg neuer Mitarbeiter. Von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag - alle Prozesse digital und automatisiert.

Einsetzbar als:

• Standalone-Lösung ohne weitere Systeme
• Integration mit inriva oder anderen HR-Systemen
• Ergänzung zu bestehenden Recruiting-Prozessen

Hauptfunktionen

Digitale Workflows

• Strukturierter Prozess: Klar definierte Onboarding-Schritte
• Automatische Aufgaben: Zuweisungen und Erinnerungen
• Status-Tracking: Vollständiger Überblick über Fortschritt
• Personalisiert: Individuelle Onboarding-Pläne

Dokumentenmanagement

• Digitale Verträge: Elektronische Unterschriften
• Dokumenten-Upload: Zentrale Ablage aller Unterlagen
• Compliance: DSGVO-konforme Datenverwaltung
• Vorlagen: Standardisierte Dokumente für schnelles Onboarding

Kommunikation & Integration

• Willkommens-E-Mails: Automatische Benachrichtigungen
• Team-Vorstellung: Digitales Kennenlernen
• IT-Integration: Automatische Account-Erstellung
• Checklisten: Transparente To-Do-Listen für alle Beteiligten

Zweistufiger Workflow: Kandidat + Sachbearbeitung

• Selbstauskunft durch den Bewerber: Stammdaten, Bankverbindung, Familie, Krankenkasse direkt vom neuen Mitarbeiter ausgefüllt – mehrsprachig und mobilfreundlich
• Ergänzung durch die Sachbearbeitung: Niederlassung, Kostenstelle, Tarif, Personengruppe, Objektleitung, Dienstwagen – in wenigen Minuten
• Freigabe auf Knopfdruck: die Sachbearbeitung prüft, gibt frei, und der Datensatz ist reif für die Lohnbuchhaltung

Rechtssichere Nachweise

• Masernschutz nach §20 IfSG: Drei-Status-Feld Vorgezeigt / Nicht vorgezeigt / Geboren vor 1971 – der dritte Wert wird automatisch per Geburtsdatum gesetzt. Nur die Sichtbestätigung wird gespeichert, kein Impfausweis – rechtssicher, datenminimal, mit klaren Löschfristen
• Erweitertes Führungszeugnis: reine Statusinformation (Vorhanden / Beantragt / Nicht vorhanden), getrennt vom Masernschutz
• Transparente Rechtsgrundlage direkt am Feld dokumentiert: Art. 9 (2)(b) DSGVO · §26 (3) BDSG · §20 IfSG – ohne Einwilligungsaufwand

Tarif & Vergütung

• Haustarif-abhängige Felder: Bruttomonatsgehalt und Stundensatz erscheinen automatisch, wenn als Tarif eine Haustarif-Variante gewählt wird
• Favoriten-Mechanismus: häufig genutzte Berufe und Personengruppenschlüssel stehen für die Sachbearbeitung ganz oben – spart Sekunden pro Einstellung bei tausenden möglichen Einträgen
• Automatische Übernahme: Kostenstelle wird aus der Niederlassung übernommen

Strukturierter Export in Ihr HR-Management-System

• Validierter Datensatz bereit für den Import: Stammdaten aufgelöst, Formate geprüft, Pflichtfelder gesichert
• Kompatibel mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und vergleichbaren HR-/Lohnsystemen – über eine versionierte, dokumentierte Schnittstelle
• Stammdaten-Abgleich: Krankenkassen, Länder, Staatsangehörigkeit, Konfession werden gegen die Stammdaten Ihres Zielsystems aufgelöst – keine manuellen Code-Übertragungen mehr
• Niederlassungs- & mandantenfähig: mehrere Firmen, Tarife und Niederlassungen parallel, mit eigenen Zuständigkeiten

Einsatz im Recruiting

Nahtloser Übergang

• Direkter Anschluss: Von der Zusage zum Onboarding
• Keine Medienbrüche: Durchgängiger digitaler Prozess
• Schneller Start: Neue Mitarbeiter sofort produktiv
• Positive Experience: Professioneller erster Eindruck

Vorteile

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren manuellen Aufwand
• Konsistenz: Einheitlicher Onboarding-Prozess für alle
• Compliance: DSGVO-konforme Datenverwaltung
• Skalierbar: Gleichzeitiges Onboarding mehrerer Mitarbeiter
• Messbar: KPIs und Analysen zum Onboarding-Erfolg
• Weniger Tippfehler in der Lohnabrechnung: die Selbstauskunft durch den Kandidaten und die Validierung vor Freigabe reduzieren manuelle Nacherfassung deutlich
• Rechtssicher bei sensiblen Nachweisen: §20 IfSG Masernschutz und erweitertes Führungszeugnis sind DSGVO-konform dokumentiert, ohne dass Impfausweis-Kopien in Mail-Postfächern landen
• Schneller produktiv: Lohndaten stehen innerhalb weniger Stunden nach Freigabe, nicht erst nach Tagen der Nacherfassung

Integration mit inriva

Die Onboarding Plattform lässt sich nahtlos mit inriva verbinden:

• Automatischer Übergang: Von Bewerber zu Mitarbeiter
• Daten-Synchronisation: Keine Doppelerfassung notwendig
• Workflow-Trigger: Automatischer Start des Onboardings bei Zusage
• Reporting: Durchgängige Metriken von Recruiting bis Onboarding

Erfahren Sie mehr über die Onboarding Plattform für einen reibungslosen Mitarbeiter-Einstieg.